El primer paso antes de delegar trabajo es detenerse a analizar cuáles son las tareas que pueden ser trasladadas a terceros y cuáles deberán esperar hasta el retorno de las vacaciones. En el caso de los proyectos que no son delegables, es fundamental comunicar a quienes correspondan acerca del período de vacaciones para que estén al tanto y puedan prever su ausencia.
Para realizar una delegación exitosa de aquellas tareas que pueden ser realizadas por otros, es fundamental comunicar de forma eficaz a quien tomará el trabajo los siguientes aspectos:
a. Cuál es la tarea / las tareas a delegar, los resultados esperados y el plazo. Ser específicos describiendo la tarea a realizar, cómo se pretende que la misma sea realizada, con qué nivel de calidad, servicio, etc.
b. Los criterios del éxito. Cómo se verá el trabajo finalizado. Es importante definir el estándar que se espera en cada una de las tareas a realizar.
c. Nivel de responsabilidad. Detallar qué puede realizar la persona y en caso de superar su nivel de responsabilidad a qué persona se debe dirigir.
d. Capacitación necesaria para realizar la tarea. Qué debe aprender o conocer la persona para poder realizar la misma.
Recordemos que las tareas son delegables pero la responsabilidad sobre los procesos asociados a esas tareas no lo son. Así es como será responsabilidad de la persona que delega asegurarse que el colaborador que ejecutará las tareas, durante sus vacaciones, haya comprendido y logre realizar las mismas de forma correcta.
Mi recomendación es que la persona que quede delegada tome el tiempo de vacaciones de su jefe como una instancia de desarrollo de carrera, donde realizará tareas diferentes a las que lleva adelante en su día a día, pueda tener visibilidad con otras personas de la empresa y en definitiva pueda tener un desarrollo de sus competencias. De esta forma la experiencia de delegación será positiva para las dos partes. En caso que la delegación sea entre compañeros de trabajo de un mismo nivel, es una buena oportunidad para ampliar el conocimiento y dominio de scope de tareas que se realizan en el sector.
Al retornar de las vacaciones se sugiere realizar una reunión donde se le brindará retroalimentación a la persona sobre su desempeño durante la delegación, puntualizando los aspectos positivos y aquellos que cuenten con oportunidad de mejora para próximas instancias. También es una oportunidad ideal para reconocer el esfuerzo extra realizado por la persona.
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